With & Afterコロナのオフィスはこうなる!

With & Afterコロナのオフィスはこうなる!

新型コロナウイルス対策として、テレワークやソーシャルディスタンスが定着化していっている今の時代。
オフィスの在り方も確実に変化しつつあります。
今回はオフィス設計のスペシャリストの方たちに、今後のオフィスについて質問してみました。

第一回

「働く」の定義とオフィスのあり方を見直すとき。

株式会社HLD Lab 代表取締役社長 岡田大士郎氏
お話をお伺いしたスペシャリスト

株式会社HLD Lab 代表取締役社長 岡田大士郎氏(神奈川県)
一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム(FOSC)副代表理事。
元スクウェア・エニックス社米国法人COO、同・本社総務部門で総務部長を歴任。総務のプロとしてセミナー講師も多く務める。

オフィスや働き方は、コロナ以前の状態にはもう戻らない

新型コロナ後のオフィスや働き方はどう変化すると思いますか?

岡田氏:

劇的に変質すると考えています。コロナ以前の状態には戻らないでしょう。
「働く」定義と労働契約の在り方並びにオフィスの在り方が見直されてゆくと思います。

緊急事態宣言の発令を受けて在宅勤務になった企業が多かったですね。
弊社は数年前から全員ノートパソコンで、大阪―東京間でWebミーティングを日常的にしてきましたし、今回の在宅勤務に備えて少し前からVPNの設定を進めていましたので、それほど混乱はなかったのですが、社員数の多い企業やノートPCが支給されていない企業は大変だったのではないかと思います。

岡田氏:

おっしゃる通りです。
今回は準備期間もなく強引に在宅勤務へ移行した企業も多かったと思います。
実際に自宅にパソコンがない、WiFi環境が整っていない、集中して仕事をするスペースがないという人もいたはずで、会社が在宅勤務を指示する場合は、ツールや作業環境を整えておく必要もあると思います。

テレワークする社員

仕事の内容やメンバーによって最適な「場」を選ぶ、ABWという考え方

緊急事態宣言が解除になって明日から出社となったときにまず思ったのは、オフィスで2mのソーシャル・ディスタンスを確保できるのかということでした。
会社やオフィスはどう対応すればよいのでしょう?

岡田氏:

全社員が出社すれば2mは保てませんから、計画的に分散出社するしかありません。
部署ごとやプロジェクトごとにローテーションを組むのが業務効率を考えるとよさそうですが、関係のあるメンバーは近い席にいることが多いので、元の席ではなく出社していないチームの座席や打ち合わせスペースに座ったり、というオフィスの使い方の計画が必要になります。ブロッキングという考え方ですね。エリア分け、スペーシングともいいます。

デスクワークはそれでできますが、会議はどうでしょう。会議室に集まるとその時点ですでに3つの密がすべてそろってしまいます。

そこで活用できるのがリモートミーティングシステムです。
機能を吟味し、ミーティングの性質に合わせて複数導入しておくと良いと思います。
「重要なミーティングがあるので出社する」という考え方は改める必要があるでしょう。
会社に来ているメンバーはリアル参加、在宅メンバーはリモートでというハイブリッド・ミーティングという形もあると思います。

3Dオフィスデザイナー11で2mのソーシャル・ディスタンスを確認

3Dオフィスデザイナー11で2mのソーシャル・ディスタンスを確認

柔軟性が必要なんですね。
在宅勤務明けに出社するときには、通勤電車が不安でしたし、オフィスのビルではエレベーターが心配でした。

岡田氏:

その通りです。そもそも、オフィスの空調はどうなのか、入居ビルのサニテーションはどうなっているのか、密を避けるために扉を開けたときにセキュリティは大丈夫か…などなど、懸念項目は尽きません。

職場に行かなければ仕事にならない職種の人は、毎日罹患のリスクにさらされています。その職種の社員を守ることも企業と社会の責任と言えます。
これまで一般的に、『会社=オフィス空間=職場』と考えられてきましたし、「出社すること」と「働く」を同じようにとらえてきましたが、今回のことで出社しなくても働けることに多くの人が気づきました。
一方、長い在宅勤務で、ひとり仕事の限界も感じたのではないでしょうか。

これからは、出社と在宅のどちらかをずっとではなく両方を切り替えるという方法、たまには別の場所、例えばコワーキングスペースでという方法も考えられます。
それは、仕事の内容やメンバーによって最適な「場」を選ぶ、まさにABW(Activity Based Working)という考え方です。こうして考えると、「会社」の定義、「働く」の定義を変えていく、ターニングポイントに今まさに立たされているように感じます。

ソーシャル・ディスタンスを意識したオフィス


今直面している新型コロナ(COVID-19)が終息しても、また次の新型ウィルスが発生するといわれています。通常の状態に戻りつつある今こそ、BCP(事業継続計画)対策のひとつとしてとらえ、経営陣と総務が一緒に対策を立て、次に備えるべきだと考えます。

受け入れる組織側からの視点と、働く従業員一人ひとりの安心安全をプロデュースしてゆく、総務人事・FM部門が行うべき実戦的対策最低限の実務対応プログラムを考えてみましたので、参考にしていただければと思います。


    岡田氏が掲げる10の実務対応プログラム

  1. BCP(事業継続計画)と業務内容に即して、出社の要否判定と対象部門並びに個別従業員(社員、派遣、業務委託等)への指示内容を準備
  2. ソーシャル・ディスタンス(SD)環境の構築
    CADシミュレーションによる、オフィス空間のブロッキング&レイアウトプランの策定と実施準備
  3. 体温計
  4. 従業員等出社時のコンディション確認と、来訪者のコンディション確認
    ・体温状態→ サーモグラフィーカメラ設置とチェック
     37.5度以上の対象者を別誘導し、SD確保のルール(策定が必要)に従い隔離業務または帰宅指示。
    ・罹患リスクのある従業員を確認した場合の、対応フロー
     保健所や感染病院との連携並びに隔離プロセスの確認
  5. オフィス内空間「場」の利活用ルール再設計と、運用方針の策定及び実運用
    ・ミーティングルームの使用制限とコンバージョン、社員食堂の運営方法と衛生マネジメントの具体的ルール策定。
    ・喫煙所閉鎖、リフレッシュルーム運用の工夫、共用部エリアの利用ルール策定と徹底
  6. マスク
  7. 設備・装置・機器、ツール等による執務環境マネジメントの実戦対応
    ・空調コントロール
     換気に代替するサーキュレーション 頻度設定
    ・開放不能のビル窓を前提とした「換気」対策
    ・マスク調達と運用ルール策定
    ・排煙装置稼働の可否
    ・次亜塩素酸噴霧等の消毒ルーティン確立
    ・タッチレスでの機器操作ガイドライン
     ドアノブやPCキーボード、複合機などタッチリスクのある機器等の利用ルールとガイドラインを用意
    ・リモートミーティングシステムのデザイン
     情報システム部門と連携しながら、リモートワーク基盤の設計とデザイン
    < リモート・コミュニケーションプラットフォーム >

    Zoom、Google Meet、Google ハングアウト、Microsoft Teams、Skype for Business、Whereby、Ding Talk

    < コミュニケーション・チャットツール >

    Slack、LINE、Chatwork、Track、WhatsApp、SFA(セールス・フォース・オートメーション)

    < ナレッジ・エンハンスツール >

    Sparkup、miro、coggle、MURAL、Remo、G Suites

     ネットワークシステム上のセキュリティ制約や、システム構築の諸事情を考慮しながら、現場で使いこなせる仕事支援環境のデザイン。
  8. 働き方変質に伴う、従業員のソーシャル&マインドケアプログラムの策定と運用
  9. エレベーター運用ルール
  10. 通勤手当ルール
  11. 感染対策を講じながら、リモートワーク用のコ・ワーキングプレイスの用意
  12. オフィスの在り方見直し
対アフターコロナのオススメ情報

●一般社団法人ファシリティ・オフィスサービスコンソーシアム
新企画:『アフターコロナでの戦略総務』コーナー
※コロナ対応の具体的提言を発信中です。

岡田氏Facebook【コロナが変える社会】


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