パソコンFAXソフト「STARFAX(スターファクス)」シリーズ

ファクスサーバーシステム構築事例

株式会社システムズコンサルタント 構築事例

株式会社システムズコンサルタント

西日本システム事業部 事業部長 藤井敬三氏
関西システム技術部 グループリーダー 北條陽子氏

株式会社システムズコンサルタントは大阪市西区に支社を置く(本社:東京) システム開発会社で金融系企業、エネルギー系企業といった基幹企業を始め商社、製造業など幅広い業種のシステム開発および保守を行っている。

今回は同社顧客である化学工業薬品卸業者および金属切削加工業者に導入した受発注管理システムへのSTARFAX Engine組み込みについて、西日本システム事業部事業部長の藤井敬三氏、関西システム技術部グループリーダーの北條陽子氏にお話を伺った。


導入顧客の業態
化学工業薬品卸業者、金属切削加工業者
導入顧客のファクス必要性
取引先業者の多くが書類の通信手段にファクスを使用している
導入の目的
発注書、見積書、納期回答書のファクス自動化
導入のポイント
1) ファクス送信を自動化し手作業によるミスを駆逐
2) 紙を介さないことで送信書類の画像品質を改善

導入の経緯と効果

手作業によるファクス送受信の煩雑さ解消を企図して

STARFAX Engineを使ったシステムを同社で最初に構築したのは工業薬品商社の発注伝票処理だったと藤井氏は言う。
「オフコンからクライアントサーバーシステムに転換するときにファクスもサーバー化したいという要望があったんです」
顧客からのリクエストを受けて組み込み用ファクスサーバーシステムを調査・検討し、いくつかの候補から選ばれたのがSTARFAX Engineだ。

「ファクスサーバーをシステムに組み込むこと、送受信のログが確実に管理できることが導入のポイントでした。組み込みやすさ、ログ管理のしやすさでSTARFAX Engineを選びました。価格もリーズナブルでしたので」
と北條氏は説明する。

導入会社は工業薬品商社として、顧客である工場からの発注書、それを受けてのメーカーへの納期確認書、メーカーからの納期回答書、それを受けての顧客への納期回答書などをすべてファクスでやり取りしていた。日々100件以上やりとりするそれら伝票ファクスを3名の担当スタッフが手作業でおこなっていた。

「ファクス送信のためにファクス機の前に順番待ちの列ができることは日常茶万事だったそうです」と藤井氏。
「それに手作業の管理なので納期回答書の送付漏れなど、ミスがでていました」と北條氏。

ファクス待ち行列という無駄、送付漏れというミスの双方を一気に解決するため、STARFAX Engineを組み込んだファクスサーバーシステムが同社に導入された。

西日本システム事業部 事業部長 藤井敬三氏

西日本システム事業部
事業部長 藤井敬三氏

送信忘れによるトラブルが解消、組み込みやすさも◎

「顧客からの受注→メーカーへの納期確認→顧客への納期回答→メーカーへ発注という一連の流れの自動ファクス化がシステムのポイントです」
と北條氏。
従来は帳票システムで受注伝票を作成、印刷したものをメーカーにファクス送信、メーカーからの納期回答書をファクスで受信、というように紙ベースで作業しており、送信済みかどうかの管理も紙ベースで確認する必要があった。STARFAX Engineを組み込んだファクスサーバーシステムではこの部分を自動化し、データ入力した伝票を印刷することなく直接ファクスで送信。送信が完了しているかどうかもシステム上で確認できるようにした。
「ファクスサーバーシステムを導入することで、送信漏れというミスは完全になくなりました。もちろんファクス機前での送信待ちも解消されました」
と藤井氏。システム要件の一つであった送受信ログも漏れなく管理できており、回線状況などで送信エラーが出た際も同じシステム画面上で確認できるので、人為ミス以外のトラブルも激減した。

この薬品卸企業への導入で得た経験を基に、同社では金属切削加工企業へもSTARFAX Engineによるファクスサーバーを導入している。

「こちらのお客様は金属加工製品の注文を受けるとその都度、5社ある取引鋼材メーカーに原材料の見積もりを同報ファクスで依頼しています。やはり100枚を超えるファクスを毎日手作業で送信していましたので、かなりの手間がかかっていました。」
これらをファクスサーバーで自動化することにより大幅に作業効率が向上した北條氏は言う。

また、この企業では金属加工業ならではの業務として「ミルシート」と呼ばれる鋼材の材質証明書のやり取りがあるという。
「鋼材メーカーからファクスされたミルシートを、加工製品を納入する顧客への納品書に添付するのですが、細かな数字が多数記載されているのでファクスを繰り返すと文字がつぶれて見難くなっていました」
このミルシートもメーカーからの受信及び顧客への送信をファクスサーバーでおこなうことで、画像品質の劣化がなくなり文字のつぶれなどもなくなった。これもファクスサーバーのメリットと藤井氏は教えてくれた。

関西システム技術部
システム担当 北條陽子氏

関西システム技術部
グループリーダー 北條陽子氏

導入システム概要

導入システム概要図


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